3 Fakten aus der Planungsdetail Büroplanung
Sie möchten etwas unternehmen? Ihre Verwaltung/ Ihre Büros auf den Kopf stellen und neu organisieren? Nach allen Regeln der Kunst ein modernes, Ergebnis orientiertes Arbeiten ermöglichen?
Dann werfen Sie gedanklich alles über Bord und analysieren Sie zunächst die reine Fläche, die zur Verfügung steht. Denn hiermit steht und fällt jede gute Idee! Wir erörtern die drei wichtigsten Fakten, die eine Büroeinrichtung nach Einhaltung von Normen und Richtlinien erst möglich machen, und die Sie selbst sofort überprüfen können.
1. Die Sichtverbindung nach außen. Jeder Büroraum, in dem ein Angestellter arbeitet, muss mit einem Fenster ausgestattet sein, unabhängig davon ob man es öffnen kann oder nicht.
Der Mensch soll frei nach draußen schauen können, ob es regnet oder schneit. In einem Notfall kann er erkennen ob von außen Gefahr droht, wie beispielsweise Feuer. Lamellen und andere Verschattungen, die jederzeit den Blick durch einen Handgriff wieder frei ermöglichen, sind natürlich gestattet. Nicht aber Milchglas oder andere Glasstrukturen, die einen Durchblick dauerhaft verhindern würden. Büroräume ohne Fenster dürfen zwar eine Büroausstattung vorweisen, sind aber für ständigen Aufenthalt von Mitarbeitern verboten. Bringen Sie hier andere Bürofunktionen wie Server, Kopiergeräte oder Archive unter. Bei Oberlichtern die nach außen führen kann evtl. eine Sondergenehmigung eingeholt werden.
2. Jedem angestellten Mitarbeiter in der Verwaltung steht eine Mindestfläche für seinen Arbeitsplatz zu. (Zusammen mit der Raumhöhe im Büro ergibt diese Fläche den Luftraum für sitzende Tätigkeit.)
Jeder Mensch muss atmen, und kann als Angestellter nur dann seine persönlich beste Leistung entwickeln, wenn er auch genügend Sauerstoff aus der Luft nutzen kann. Daher ergibt sich ein gewisser Entfaltungsraum für Büroarbeitsplätze, der in Regelwerken unterschiedlichster Behörden gefordert wird. Ohne Bildschirm auf dem Schreibtisch, solch eine Situationen dürfte heute sehr selten geworden sein, sollte die Arbeitsfläche einschließlich aller Arbeitsmittel, Stauraum und Verkehrswegen, nicht kleiner als 8(-10)qm ausfallen. Diese Zahl beschreibt also den kleinsten Büroraum für eine Person, wohlgemerkt ohne EDV. Büros für zwei Personen sind ab 16qm, 24qm für drei Personen geeignet.
Ist jedoch der Büroarbeitsplatz dauerhaft mit einem Rechner ausgestattet (Monitor, Dockingstation, Laptop etc.) sollte der bereits genannte obere Wert, also 10qm pro Mitarbeiter bei der Planung angenommen werden. Die moderne Technologie bedeutet für den erfolgreichen Arbeitsplatz zwar eine Erleichterung der Organisation, fordert aber erhöhte Konzentration und mehr Stellflächen für die notwendigen Geräte. Parallel treten weitere Belastungen durch z.B. Wärme- und Geräuschentwicklungen auf.
Die über Jahrzehnte von der Berufsgenossenschaft festgesetzte Regelung über diesen qm-Bedarf ist zwar leider aus der BGI 650 verschwunden, bedeutet für jeden Planer aber nach wie vor eine wichtige Leitlinie. In meiner 26jährigen Planungserfahrung mit allen Bürostrukturen, kommt diese Mindestfläche von 8qm ganz leicht zusammen, wenn man alle anderen Empfehlungen befolgt. Dies sind Verkehrswege (Fluchtwege), Bewegungsflächen, Funktions- und Benutzerflächen, auch der Zugang zu haustechnischen Anlagen (Fenster/Heizung etc.) muss gewährleistet sein. Hinzu kommen die Stellflächen der Möbel und die Fläche zum Öffnen der Tür bzw. Betreten des Raumes. Wer das unter 8qm schafft, hat nicht viel Entfaltungsmöglichkeiten für seine Mitarbeiter berücksichtigt. Von Zuwachs oder Flexibilität kann gar nicht die Rede sein. Dies merkt man stets selbst schnell im Planungsprozess.
Das Beste ist, man nutzt beim Layouten die einmalige Chance einer Zahl 10(qm), die uns auf diese Weise im Handumdrehen fast jede Fläche leicht analysieren lässt. Bei einer Netto-Bürofläche von z.B. 384qm, die sich aus Einzel- oder Mehrpersonenräumenzusammenstellt, kann schnell die zulässige Mitarbeiterzahl ermittelt werden. Aus 38,4 werden natürlich 38 oder 39 Personen, 39 Schreibtischstühle, Rechner und Büro-Container. Das Angebot dafür ist schnell ermittelt, wenn man standardisieren will. Bei weniger Personal ist für die Zukunft ein Zuwachs möglich. Bei mehr heißt die Devise wohl, dass Zusatzflächen gebraucht werden oder das Objekt von vornherein zu klein ist.
Aber aufgepasst! Je nach Bürostruktur werden noch andere Kennzahlen fällig. Die gleiche Fläche (384qm s.o.) für ein Großraumbüro genutzt, sollte nur noch durch 12-15 qm Bürofläche pro Person geteilt werden. Je nach Nutzung, z. B. für Arbeitsaufgaben mit Zusatzgeräten und persönlichen Archiven, ist die Fläche als Großraum also (:15) mit 26 Mitarbeitern zu belegen. Durch zwölf geteilt, können maximal 32 „Köpfe“ hier ihre Aufgabe zum Erfolg führen, wenn die Büroausstattung stimmt. Nimmt man die Bruttofläche der oben genannten Mehrpersonenräume, also plus Wände und Flure, verändert sich die Rechnung unter Umständen knapp zugunsten für die Mitarbeiterzahl im Großraum. Ein gewisser Spielraum ist also immer vorhanden und lässt nach anfänglicher Aufteilung evtl. noch etwas Flexibilität und Wandel für die Zukunft ….
Als Schlusswort sei gesagt, dass Layoutqualität, Repräsentation und wachsende Funktionen im Raum den qm-Bedarf eindeutig steigen lassen. Die Suche nach der zündenden Idee, Entfaltung, Individualität, Konzentration und Kommunikation im Raum braucht auch Distanz. Kreative Bereiche, Forschung und Entwicklungsabteilungen mit großflächigen Plänen werden von dieser Freiheit profitieren. Die untersten qm-Werte ausgereizt, bedeutet für die meisten Fälle jedoch Standardisierung. Beides kann im Unternehmen gewollt sein. Vor allem, wenn in einer Work-Life-Ballance Immobilie, „Spaßflächen“, Marktplatz- und Cateringzonen, Loungebereiche und Hotdesks an der Peripherie zur Verfügung stehen, kann für „Standard“-Aufgabenabwicklung mit den Minimumflächen gearbeitet werden.
Aus einer, für manch einen bedrohlichen, qm-Regelung wird eine wichtige Entscheidungshilfe.
3. Das Luftvolumen im Büro beschreibt die Voraussetzung Nummer drei. Die Raumhöhe ist mit entscheidend und muss, mit der Fläche malgenommen, mindestens 12 ccm pro Person betragen.
Zu niedrige Wände oder zu viele Mitarbeiter im Raum verringern den Luftraum und damit den Sauerstoff pro Person und fördern nicht gerade die Leistung. Da aber schon das Bürogebäude rechtliche Bestimmungen erfüllen muss, beträgt die Raumhöhe fast immer (ab) 2,50 m, und wird bei „artig“ gewählter Mindestfläche zu keiner Unterschreitung des vorgeschriebenen Volumens führen. Trotzdem kann es schnell zu einer Überbelegung kommen. Grenzfälle sind häufig Callcenter mit kleinen aber zahlreichen Einheiten auf zu wenig Fläche. Durch den reduzierten Bedarf fällt es optisch bei der Planung kaum auf, dass die oft gewählte Reihung zwar eine hohe Ausnutzung zuzulassen scheint, aber in der Folge die gewünschte gut gelaunte Stimme am Telefon versagt.
Denn Müdigkeit, Leistungsabfall und Fehlerquoten sind die sofortige Konsequenz von Sauerstoffmangel.
Fazit:
Diese drei Wahrheiten, die man nachlesen kann in DIN Normen (DIN 4543), Arbeitsstättenverordnungen und Berufsgenossenschaftlichen Informationen, machen den Weg erst frei für die Kreativität in der Büroplanung. Es geht auch um die Umsetzung guter Arbeitsergebnisse, Gesunderhaltung der Mitarbeiter und Firmenwirkung nach außen. Sind die Flächen-Werte nachweislich unterschritten, muss mit Hindernissen bei der Organisation und mit Unzufriedenheit der Mitarbeiter gerechnet werden. Nach oben sind den Zahlen keine Grenzen gesetzt. Dieser Komfort führt in manchen Augen zu luxuriöser Arbeitsplatzgestaltung aber auch zu überdurchschnittlichen Ergebnissen und kann Unternehmen voran bringen. („Glückliche Kühe geben…..“, .. Sie wissen schon was ich meine…) Es gilt die entstandene Entfaltung, Möglichkeiten zu wechselnder Körperhaltung, vielseitige Arbeitsorte, verbessertes Schnittstellenmanagement (Kommunikation) und Konzentrationsförderung als Innovationsmotoren zu nutzen. Eine genaue Analyse der Arbeitsaufgaben und deren Wichtigkeit für die Unternehmensziele hilft Bürostruktur und Raumgrößen anzupassen. In zu kleinen Büroräumen kann man im Höchstleistungsbetrieb nur schnell ins Schwitzen kommen.
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